System alertów

bilans.ai pilnuje Twoich faktur 24/7 i powiadamia, gdy coś odbiega od normy. 18 typów zdarzeń, 3 kanały dostarczenia, 3 poziomy ważności, alerty przechowywane 90 dni.

Jak to działa

Zdarzenie generowane jest automatycznie przez system w tle (po imporcie faktury, podczas nocnego przeglądu albo w cyklicznym sprawdzeniu). Aplikacja dopasowuje Twoje reguły powiadomień i dostarcza alert wybranymi kanałami. Każde dostarczenie jest odnotowane.

  1. Wykrycie zdarzenia. System zauważa coś wartego uwagi: nowa faktura, anomalia, błąd importu, wygasający certyfikat.
  2. Dopasowanie reguły. Sprawdzamy, czy masz włączoną regułę dla tego typu, czy poziom ważności mieści się w Twoim filtrze i czy warunki dodatkowe (np. próg kwoty) są spełnione.
  3. Dostarczenie. Dla każdego kanału z osobna: wstawiamy do Skrzynki, wysyłamy mail, wysyłamy powiadomienie na telefon.
  4. Czas przechowywania. Po 90 dniach alert jest usuwany — i tak biznesowo nieaktualny.

Pełen katalog — 18 typów alertów

Każdy alert ma kod systemowy (do integracji), nazwę (w aplikacji), poziom ważności i flagę „domyślnie włączone". Krytyczne i ostrzegawcze są domyślnie aktywne. Informacyjne zwykle nie — jedyny wyjątek to nowe rekomendacje oszczędności (patrz grupa „Rekomendacje" niżej): to aktywna szansa na oszczędność, nie tylko informacja.

Bezpieczeństwo finansowe

Sześć detektorów wykrywania nadużyć, które uruchamiają się po każdym imporcie z KSeF. Cztery z nich krytyczne — wysyłają alert wszystkimi kanałami, żebyś mógł zareagować, zanim zapłacisz albo zaksięgujesz dokument w swoim systemie.

Krytyczny

Duplikat faktury (dokładny)

Domyślnie włączony

Trójka NIP + numer faktury + data wystawienia istnieje 2× w bazie. Klasyczna pomyłka systemowa albo próba podwójnego rozliczenia tego samego dokumentu.

anomaly.duplicate-exact
Ostrzeżenie

Duplikat faktury (zbliżony)

Domyślnie włączony

Ta sama kwota netto od tego samego dostawcy w ±7 dniach, ale różny numer faktury. Często powielenie tego samego dokumentu z innym numerem albo pomyłka procesu.

anomaly.duplicate-fuzzy
Krytyczny

Zmiana numeru konta dostawcy

Domyślnie włączony

Nowy numer rachunku bankowego dla dostawcy, który ma 3+ wcześniejsze faktury w bazie. Klasyczne podszywanie się pod dostawcę („oszustwo na nadpłatę") — flaga, zanim wyślesz przelew nie tam.

anomaly.iban-mismatch
Krytyczny

NIP dostawcy nieaktywny

Domyślnie włączony

Pierwsza faktura od nowego dostawcy. Pytamy GUS o status NIP-u — jeśli WYKREŚLONA lub ZAWIESZONA, dostajesz alert, zanim zapłacisz.

anomaly.gus-nip-inactive
Ostrzeżenie

Duplikat pozycji faktury

Domyślnie włączony

Pozycja o podobnym opisie (co najmniej 96% podobieństwa) + kwota ±5% od tego samego dostawcy w ±14 dniach. Łapie podwójne fakturowanie tej samej usługi z innym numerem.

anomaly.duplicate-line-fuzzy
Ostrzeżenie

Skok ceny pozycji

Domyślnie włączony

Cena jednostkowa o co najmniej 30% wyższa od mediany z 6 miesięcy dla podobnych opisów (co najmniej 91% podobieństwa, ta sama jednostka). Łapie po cichu podniesione stawki dostawców.

anomaly.price-spike-per-item

Anomalie operacyjne

Trzy detektory uruchamiane raz dziennie podczas nocnego przeglądu (06:00 UTC). Wymagają stabilnej historii — nowe konto zaczyna dostawać te alerty po 2-3 miesiącach. Plus odchylenie od prognozy.

Ostrzeżenie

Odchylenie od prognozy

Domyślnie włączony

Suma narastająco od początku roku porównana z proporcjonalnym ułamkiem poprzedniego roku. Jeśli zboczyłeś o ponad 15% w górę lub w dół — flaga.

forecast.deviation
Ostrzeżenie

Faktura powyżej progu

Domyślnie włączony

Kwota brutto przekracza próg ustawiony w regule. Domyślnie 10 000 zł, podnosisz w ustawieniach dla swojej firmy (np. 50 000 zł).

invoice.cost.large
Ostrzeżenie

Nieznany kontrahent

Domyślnie włączony

Faktura od dostawcy, który nigdy wcześniej nie pojawił się w Twojej bazie. Sygnał do weryfikacji uprawnień zakupowych — czy ktoś nie kupuje poza procesem.

supplier.unknown

Stan integracji KSeF

Cztery alerty pilnujące, żeby integracja działała. Wszystkie krytyczne (poza sukcesem automatycznego importu, który jest informacyjny i wyłączony domyślnie).

Krytyczny

Błąd importu KSeF

Domyślnie włączony

Ręczny import padł — KSeF zwrócił błąd, token wygasł, certyfikat odrzucony. Pełne info w historii importu, link prowadzi do strony /import.

ksef.import.failed
Krytyczny

Automatyczny import: błąd

Domyślnie włączony

Codzienny automatyczny import padł (uruchomienie 03:17 UTC nad ranem). Deduplikacja w obrębie doby — ponowna próba nie zaspamuje skrzynki.

ksef.autoimport.failed
Ostrzeżenie

Certyfikat KSeF wygasa

Domyślnie włączony

Codzienne sprawdzenie (07:00 UTC). Ostrzeżenia na 30 / 14 / 7 / 1 dzień przed wygaśnięciem certyfikatu kwalifikowanego, w dniu wygaśnięcia oraz 7 dni po (eskalacja: automatyczny import już nie działa).

ksef.cert.expiring
Informacyjny

Automatyczny import: nowe faktury

Domyślnie wyłączony

Codzienny automatyczny import zakończony sukcesem. Domyślnie wyłączone — większość ludzi nie chce mieć codziennego maila o tym.

ksef.autoimport.success

Budżet i klasyfikacja

Trzy alerty związane z budżetami i jakością klasyfikacji AI. Wszystkie dostrajalne, większość domyślnie włączona.

Ostrzeżenie

Przekroczenie budżetu

Domyślnie włączony

Próg 90% i 100% budżetu kategorii. 90% → ostrzeżenie. Po przekroczeniu 100% → poziom ważności podnosi się do krytycznego.

budget.threshold
Informacyjny

Niepewna klasyfikacja

Domyślnie wyłączony

Po imporcie: jeśli ≥ 30% faktur klasyfikowanych przez AI wpadło do kategorii „INNE" (próbka min. 5 faktur), dostajesz informację. Sygnał, żeby zweryfikować i ewentualnie utworzyć własne kategorie.

classification.low_confidence
Informacyjny

Nowa faktura kosztowa

Domyślnie wyłączony

Każda nowo zaimportowana faktura kosztowa. Domyślnie wyłączone.

invoice.cost.new

Rekomendacje

Dwa alerty z modułu Rekomendacje. Oba domyślnie włączone — nowa oszczędność i zbliżający się termin działania to nie szum, tylko rzeczy warte reakcji.

Informacyjny

Nowe rekomendacje oszczędności

Domyślnie włączony

Pipeline rekomendacji policzył nową kartę oszczędności po ostatnim przebiegu. Sprawdź listę w zakładce Rekomendacje — każda karta ma wyliczoną kwotę i dowód.

reco.new
Ostrzeżenie

Rekomendacja z bliskim terminem

Domyślnie włączony

Rekomendacja, którą masz na liście, ma zalecany termin działania w ciągu najbliższych 7 dni.

reco.act-by-soon

Trzy poziomy ważności

Krytyczne

Wymaga natychmiastowej reakcji

Krytyczne

Duplikaty, podmiana numeru rachunku, NIP wykreślony, błąd integracji KSeF. Zawsze widoczne, powiadomienie na telefon z najwyższym priorytetem. Krytycznych nie da się wyciszyć.

Ostrzeżenia

Warto zerknąć

Ostrzeżenia

Anomalie cenowe, urywanie się trendów, próg budżetowy, certyfikat za 14 dni. Domyślnie włączone, dostrajalne — możesz ustawić własne progi i kanały.

Informacyjne

Do wglądu

Informacyjne

Nowa faktura kosztowa, udany automatyczny import, niska pewność klasyfikacji AI. Zwykle domyślnie wyłączone — włącz świadomie tylko wtedy, gdy chcesz pełnej widoczności. Jeden wyjątek: nowe rekomendacje oszczędności są włączone od razu.

Trzy kanały dostarczenia

Każda z 18 reguł ma niezależny zestaw kanałów. Skrzynka w aplikacji łapie wszystko nawet wtedy, gdy mail i powiadomienia na telefon są wyłączone — to jedyne miejsce, gdzie nigdy niczego nie tracisz.

W aplikacji (Skrzynka)

Domyślnie włączone — wszystkie plany

Skrzynka pod Sygnały (zakładka „Alerty"). Czerwona plakietka przy pozycji „Sygnały" w bocznym menu pokazuje sumę nieprzeczytanych alertów i otwartych anomalii. Oznaczanie pojedynczo lub hurtowo. Wszystkie 18 typów dostarczanych nawet bez maila i powiadomień na telefon.

Mail

Domyślnie wyłączone — włączasz świadomie

Wiadomość od [email protected], 3-5 najważniejszych faktów wyciągniętych z treści alertu, link prowadzący do szczegółów.

Powiadomienia w telefonie

Domyślnie wyłączone — wymaga aplikacji mobilnej

Aplikacja iOS/Android. Bezpieczne treści — bez nazw firm, kwot i numerów faktur na ekranie blokady. Pełne dane dopiero po odblokowaniu i otwarciu aplikacji przez szyfrowane połączenie. Limit 10 powiadomień na godzinę na urządzenie chroni przed zalewem — nadmiar trafia tylko do Skrzynki.

Gdzie ustawiasz reguły

W Sygnały → zakładka „Alerty" → Reguły widzisz listę 18 typów. Każda reguła ma:

  • Włącznik. Wyłączasz alert całkowicie.
  • Trzy pola wyboru kanałów. W aplikacji / Mail / W telefonie — ustawiasz niezależnie.
  • Przycisk „Test". Wysyła przykładowy alert do Ciebie — sprawdzasz, czy mail i powiadomienie na telefon faktycznie dochodzą, zanim coś naprawdę się wydarzy.
  • Próg kwoty (tylko „Faktura powyżej progu"). Domyślnie 10 000 zł, podnosisz np. do 50 000.
Lista reguł alertów — toggle on/off, pola wyboru kanałów (w aplikacji / mail / w telefonie), przycisk Test
Sygnały → zakładka „Alerty” → Reguły — lista 18 typów z włącznikiem, kanałami i przyciskiem „Test”.

Wyłącznik AI

W Konto → Prywatność masz przełącznik „Wyłącz przetwarzanie przez AI". Po wyłączeniu:

  • Kategorie pozycji faktur są przypisywane wyłącznie lokalnie, bez modelu AI
  • Nie powstają komentarze AI do anomalii dołączane do powiadomień e-mail
  • Nie są generowane nowe obserwacje miesiąca, a sekcja „Komentarz AI" w raportach PDF powstaje bez udziału modelu
  • Nie są wysyłane powiadomienia na telefon o anomaliach wykrywanych przy imporcie faktur i o odchyleniu od prognozy

Detektory działające na regułach (odchylenie od średniej, sumy kontrolne, sprawdzenie NIP-u w GUS) działają normalnie. Skrzynka w aplikacji i mail też — na pauzę idą tylko wymienione powiadomienia na telefon.

Czas przechowywania alertów

Alerty starsze niż 90 dni są codziennie kasowane podczas nocnego sprzątania (04:00 UTC). Po tym czasie informacje są biznesowo nieaktualne — i tak nikt nie reaguje na alert sprzed kwartału. Anomalie zapisane w Sygnały → zakładka „Anomalie" trzymamy bez ograniczenia czasowego.

Co jeśli czegoś brakuje

Nowe konto — nie dostaję anomalii

To celowe. Każdy detektor ma wymagane minimum historii (np. 5 faktur od dostawcy dla wykrywania faktur odstających, 3 miesiące dla wykrywania urywanych trendów). Po 2-3 miesiącach zaczyna być produktywny. Tylko detektory wykrywania nadużyć (duplikat, podmiana rachunku, NIP w GUS) działają od pierwszego importu.

Brak budżetów — alerty budżetowe nieaktywne

Nie zdefiniowałeś budżetów, więc nie ma do czego porównać kosztów. Reguła pozostaje na liście, ale nigdy nie zadziała. Zacznij od /budzety — AI proponuje, akceptujesz lub korygujesz.

Aplikacja mobilna nie zainstalowana

Kanał powiadomień na telefon jest pomijany ze statusem „brak urządzenia". Skrzynka i mail działają normalnie. Jak tylko zainstalujesz aplikację i się zalogujesz, powiadomienia zaczynają działać dla kolejnych alertów.