Import danych — KSeF i CSV

Strona Import jest centralnym miejscem dla wszystkich typów wejścia danych do bilans.ai. Automatyczny strumień KSeF, ręczne pobranie konkretnego zakresu, sprzedaż detaliczna bez NIPu i jednorazowy import z pliku CSV/XLSX.

Trzy ścieżki importu

bilans.ai obsługuje firmy w różnym stadium dojrzałości KSeF — od tych z pełną integracją po tych, które chcą zacząć od arkusza Excel.

Automatyczny KSeF

Raz wgrasz, pobiera codziennie

Codziennie wcześnie rano system pobiera nowe faktury z KSeF — wszystko, co pojawiło się od ostatniego importu. Konfiguracja w Konto → Automatyczny import KSeF. Polecane dla firm B2B z certyfikatem kwalifikowanym.

Ręczny KSeF

Konkretny zakres dat na żądanie

Strona Import z bocznego menu. Wskazujesz datę od-do, certyfikat, hasło — pobieramy raz, certyfikat nie zostaje zapisany. Przydatne na pierwsze załadowanie historii albo testowe pobranie, zanim włączysz automatyczny import.

CSV / XLSX

Z arkusza Excel albo eksportu z innego systemu

Przełącznik „Import historyczny z pliku" na dole strony Import. Przesyłasz plik z fakturami, my mapujemy kolumny, walidujemy i zaciągamy. Idealne na onboarding firm, które jeszcze nie używają KSeF.

Ręczny import z KSeF

Główny panel na stronie Import to ręczny import KSeF. Krok po kroku:

  1. Zakres dat — od kiedy do kiedy ściągnąć faktury. Domyślnie bieżący miesiąc (od 1-go dnia do dziś); możesz cofnąć się aż do lutego 2026 (start KSeF).
  2. Strumień — zakupy (koszty), sprzedaż (przychody) albo oba naraz. Większość firm robi za pierwszym razem oba razem.
  3. Format certyfikatu — wybierasz, czy masz jeden plik .pem czy dwa pliki .crt + .key (różnica wyjaśniona w artykule o KSeF).
  4. Pliki certyfikatu i hasło do klucza — hasło ustawiałeś przy generowaniu certyfikatu w portalu KSeF. Hasło nigdy nie opuszcza Twojej przeglądarki — odszyfrowanie klucza odbywa się lokalnie.
  5. Klik „Rozpocznij import" — pobieramy faktury, klasyfikujemy AI, wykrywamy anomalie. Cały proces trwa od kilku sekund do kilku minut zależnie od liczby faktur.

Po imporcie certyfikat nie jest zapisywany — używamy go raz, na czas tej operacji. Każde kolejne ręczne pobranie wymaga ponownego wgrania pliku. Jeśli chcesz, żeby faktury ściągały się same codziennie, włącz automatyczny import w Konto → Automatyczny import KSeF.

Historia importów

Pod panelem importu jest lista ostatnich 10 importów. Dla każdego widzisz: datę i godzinę uruchomienia, źródło (KSeF automatyczny / KSeF ręczny / CSV / detal), zakres dat, liczbę zaimportowanych faktur, status (sukces, błąd, w trakcie). Klik we wpis rozwija szczegóły — jeśli był błąd, zobaczysz konkretny komunikat (np. „Certyfikat wygasł", „Token KSeF odrzucony", „Limit miesięczny przekroczony").

Sprzedaż detaliczna (bez NIPu)

KSeF rejestruje tylko faktury z NIPem kupującego — sprzedaż detaliczna (paragony, kasy fiskalne, sprzedaż osobom fizycznym) tam nie wpada. Jeśli prowadzisz biznes z mieszanym profilem (B2B + B2C), brak tej części przychodów zaburza analizę.

Panel Sprzedaż detaliczna na stronie Import to pełny edytor sprzedaży B2C. Pozwala wpisywać sprzedaż bez NIPu — pojedynczo albo hurtowo: cały miesiąc jedną kwotą, z rozbiciem na tygodnie lub dni, albo kopiując poprzedni miesiąc. Wskazujesz zakres dat (od-do), podajesz kwotę brutto ze stawką VAT (netto liczymy automatycznie) oraz wybierasz typ sprzedaży (kanał, np. kasa fiskalna albo Allegro) i kategorię.

Dane dołączają do analiz sprzedaży pod nazwą wybranego kanału — w drill-tables zobaczysz je jako pozycję klienta o tej etykiecie (np. „Sprzedaż detaliczna", „Allegro").

Dla firm z kasą fiskalną najpraktyczniej raz w miesiącu — po zamknięciu okresu — wpisać sumę z raportu miesięcznego z kasy. Wtedy analizy obejmują pełny obrót firmy, nie tylko B2B widoczne w KSeF.

Import z CSV/XLSX

Na dole strony Import jest przełącznik „Import historyczny z pliku CSV/XLSX". Po rozwinięciu pojawia się formularz wgrania pliku — przesyłasz arkusz z fakturami, my mapujemy kolumny i zaciągamy. Stosujemy walidację: NIP (normalizujemy go — usuwamy spacje i myślniki — bez weryfikacji sumy kontrolnej), niepuste daty, sensowne kwoty, brak duplikatów (hash ze strumienia, NIPu, numeru, daty i kwoty netto).

Praktyczne zastosowanie: firmy, które jeszcze nie używają KSeF, ale mają historię w pliku lub eksporcie z innego programu — przygotuj plik zgodny z naszym szablonem CSV/XLSX. Możesz przemapować dane z dwóch ostatnich lat i jednym importem mieć pełną historię w bilans.ai.

Wymagane kolumny w pliku: numer faktury, data wystawienia, NIP kontrahenta, nazwa kontrahenta, kwota netto, kwota VAT, kwota brutto, strumień (zakup/sprzedaż). Opcjonalna: kategoria (jeśli pominięta, klasyfikuje AI). Szablon pliku możesz pobrać z formularza — kliknij „Pobierz szablon".

Limity miesięczne i potwierdzenie maila

Potwierdzenie adresu email jest wymagane do każdego importu. Jeśli jeszcze go nie potwierdziłeś, na górze strony pojawi się banner z linkiem do ponownego wysłania maila aktywacyjnego — przycisk „Rozpocznij import" jest do tego czasu zablokowany.

Limit liczby faktur w miesiącu zależy od planu (Darmowy najmniejszy, Enterprise bez limitu). Limit dotyczy okresu — jeśli przekroczysz, pobierzemy najnowsze faktury, a starsze pominiemy. Po wyczerpaniu limitu w danym miesiącu kolejne pobranie czeka do 1-go następnego miesiąca albo do zmiany planu.