Rejestracja

Na stronie głównej klikasz Załóż konto (przycisk w prawym górnym rogu nawigacji albo formularz na środku ekranu) i wypełniasz trzy pola: adres email, hasło, NIP firmy.

Wszystkie trzy pola są obowiązkowe — bez NIP-u nie założysz konta, bo bilans.ai służy do analizy finansów firmy i potrzebuje przypisać konto do konkretnego podmiotu w rejestrze GUS.

Po kliknięciu „Załóż konto" wysyłamy mail z linkiem aktywacyjnym i przekierowujemy Cię na stronę informującą o potrzebie potwierdzenia adresu.

bilans.ai jest na razie w fazie zamkniętych beta-testów. Jeśli Twój NIP nie jest jeszcze dopuszczony do programu, zamiast założenia konta zobaczysz formularz zapisu na listę oczekujących — zostawiasz adres email, a zaproszenie do pełnej wersji przyślemy mailem, gdy tylko udostępnimy Ci dostęp.

NIP jest wymagany do założenia konta. Po wpisaniu numeru klikasz „Sprawdź NIP" — odpytujemy rejestr GUS REGON, żeby pobrać dane firmy: pełną nazwę i adres siedziby.

Pobranie trwa zwykle sekundę, czasem dwie — w tym czasie pole NIP pokazuje delikatny wskaźnik ładowania. Po zakończeniu obok pola pojawia się nazwa firmy z rejestru — to potwierdzenie, że trafiłeś w tę właściwą.

Pobrane dane (nazwa, adres) wpadają automatycznie do profilu firmy — nie musisz ich przepisywać. Możesz je później edytować w ustawieniach konta, jeśli np. chcesz używać nazwy handlowej zamiast pełnej formy prawnej.

Jeśli NIP nie figuruje w rejestrze GUS REGON, rejestracja nie jest możliwa — pole pokaże komunikat, że firmy nie znaleziono. Konto da się założyć tylko dla podmiotu, który istnieje w rejestrze.

Po wysłaniu formularza dostaniesz na podany adres mail z linkiem aktywacyjnym. Klikasz w link, potwierdzasz, że to Ty, i od razu logujesz się na nowe konto.

Mail dochodzi zwykle w ciągu jednej minuty. Wysyłamy go z adresu [email protected] — warto dodać go do listy bezpiecznych nadawców, żeby kolejne wiadomości (alerty, raporty, brief poranny) nie lądowały w spamie.

Link aktywacyjny ważny jest 24 godziny. Jeśli wygaśnie, otwórz stronę potwierdzenia adresu (/auth/confirm-email) i wpisz email — wyślemy nowy link bez potrzeby zakładania konta od początku.

Mail nie przyszedł? Sprawdź folder spam i „Powiadomienia" (Gmail). Jeśli nadal nic, na ekranie tuż po rejestracji kliknij „Nie dostałem emaila — wyślij ponownie" (ten sam formularz znajdziesz pod adresem /auth/confirm-email).

Zgód formalnych nie zbieramy w samym formularzu rejestracji — pojawiają się dopiero przy pierwszym logowaniu, na pierwszym kroku krótkiego kreatora powitalnego (oznaczonym „Zgody"). Trzy dokumenty obowiązkowe, bez ich akceptacji nie zaczniesz korzystać z konta. To nie są zgody marketingowe, tylko ramy prawne, w jakich razem działamy.

• Regulamin — zasady korzystania z bilans.ai: co możemy, czego nie możemy, jak rozwiązujemy spory, jak przerywamy umowę. Odpowiednik „terms of service" w wersji polskiej.
• Polityka prywatności — jakie Twoje dane osobowe zbieramy (imię, nazwisko, email, NIP), na jakiej podstawie prawnej, jak długo trzymamy, komu przekazujemy. Wymagana w Polsce na mocy RODO.
• Umowa powierzenia danych (DPA) — oddzielna umowa o przetwarzaniu danych Twoich kontrahentów (na fakturach masz dane osobowe innych firm i osób). Ty jako administrator powierzasz nam te dane do przetwarzania jako procesorowi. Dokument wymagany przez RODO art. 28.

Mówiąc krótko: regulamin to zasady gry, polityka prywatności to co robimy z Twoimi danymi (jako użytkownika bilans.ai), DPA to umowa o przetwarzaniu danych Twoich klientów — bo na fakturach są dane osobowe Twoich kontrahentów, a my je przechowujemy.

Te trzy dokumenty grupujemy w dwa pola akceptacji: pierwsze pole obejmuje łącznie Regulamin i Politykę prywatności, drugie — DPA. Z treścią każdego dokumentu możesz zapoznać się wcześniej (linki powyżej) lub w momencie pokazania ekranu zgód — każdy tytuł jest klikalny i otwiera dokument w nowej zakładce.

Poza obowiązkowymi dokumentami na tym ekranie znajdziesz też opcjonalną zgodę „Zezwalam na analizę AI moich danych" — domyślnie włączoną. To ona pozwala nam liczyć insighty i klasyfikować faktury z pomocą modeli AI. Możesz ją tu odznaczyć albo wycofać później w Ustawieniach → Prywatność.

Hasło wpisujesz raz. Przycisk z ikoną oka po prawej stronie pola odsłania wpisane znaki, więc literówkę widzisz od razu — dlatego nie każemy Ci wpisywać hasła drugi raz. Jeśli korzystasz z menedżera haseł, po prostu pozwól mu wypełnić pole.

Wymagamy co najmniej 12 znaków. Długość liczy się bardziej niż złożoność — nie zmuszamy do mieszania wielkich liter, cyfr i znaków specjalnych. Spokojnie możesz użyć łatwego do zapamiętania zdania, jak „parking pod galerią o szóstej".

Twoje hasło zostaje w naszej bazie w postaci, której nie da się odwrócić — nawet osoba z dostępem do serwerów nie zobaczy go w czytelnej formie. Dlatego nie jesteśmy w stanie Ci go „przypomnieć"; jeśli zapomnisz, ustawiasz nowe.

Dane Twojej firmy — faktury, kontrahenci, kwoty — są w bazie zaszyfrowane. Klucz potrzebny do ich odczytania jest powiązany z Twoim kontem, więc widzisz je tylko Ty i osoby, którym świadomie nadasz dostęp.

Jeśli kiedyś zapomnisz hasła, na stronie logowania kliknij „Zapomniałem hasła" — wyślemy mail z linkiem do ustawienia nowego.

Po zaakceptowaniu zgód kreator powitalny przechodzi do drugiego kroku (oznaczonego „KSeF"): proponuje pobranie Twoich faktur z Krajowego Systemu e-Faktur. Bez danych bilans.ai nie ma czego analizować, więc to naturalny kolejny ruch po założeniu konta.

Do importu potrzebujesz certyfikatu podpisu elektronicznego (.pem lub .crt), klucza prywatnego (.pem lub .key) oraz hasła do klucza, jeśli jest nim zabezpieczony. Certyfikat i klucz są używane wyłącznie w pamięci przeglądarki — nie zapisujemy ich u siebie.

Możesz zacząć od razu, klikając „Importuj teraz", albo wybrać „Zrobię później" i przejść prosto do panelu. Szczegóły konfiguracji opisuje osobny artykuł Podłączenie KSeF.