Częste pytania

Nie. bilans.ai jest warstwą analityczną nad Twoją księgowością — nie wystawiamy faktur (jeszcze), nie prowadzimy ksiąg, nie liczymy podatków. My monitorujemy dane z KSeF i pokazujemy, co tak naprawdę dzieje się w firmie — na bieżąco, w aplikacji mobilnej, z analizami AI i finansowymi.

Tak. Plan Pro jest zoptymalizowany pod jednoosobowe działalności i mikrofirmy. Dostajesz pełne analizy AI, poranne podsumowanie, analizy finansowe i pełny monitoring — wszystko, czego potrzebuje właściciel pilnujący finansów samodzielnie. Plan Max ma sens, gdy firma rośnie i pojawia się potrzeba budżetowania, planowania i głębszej analizy.

KSeF jest głównym i zalecanym źródłem danych. Jeśli jeszcze nie masz uprawnień autoryzacyjnych albo certyfikatu — wpisujesz dane firmy w portalu Ministerstwa Finansów, a potem podłączasz KSeF do bilans.ai. Ale jeśli nie masz aktywnego KSeF, możesz też zaimportować faktury z pliku CSV lub Excel.

Tak. Obsługujemy import faktur z pliku CSV lub Excel (XLSX) — wystarczy plik z numerem, datą, kwotą i NIP-em. Duplikaty są wykrywane automatycznie, a wgrane faktury trafiają do tych samych analiz co dane z KSeF.

Trzy rzeczy. Po pierwsze — klasyfikuje faktury do kategorii kosztowych (paliwo, najem, usługi, materiały i podobne). Po drugie — wykrywa nieprawidłowości: anomalie cenowe, duplikaty, odchylenia od trendów u dostawców. Po trzecie — generuje wnioski po polsku: „kategoria X wzrosła o 47% miesiąc do miesiąca", „dostawca Y kosztuje 12% więcej niż konkurencja", „klient Z odpowiada za 38% przychodów". Każda liczba jest niezależnie sprawdzana w bazie danych — żaden wniosek z błędną liczbą nie trafia do Ciebie.

AI widzi dane potrzebne do analizy — kwoty faktur, nazwy dostawców, kategorie. Nazwy podmiotów (dostawców i klientów) możesz anonimizować w ustawieniach prywatności — wtedy w zapytaniu do AI trafiają anonimizowane etykiety, a nie pełne nazwy. Nigdy nie wysyłamy numerów NIP, numerów rachunków bankowych ani treści załączników. Jest dedykowane ustawienie wyłączenia AI, jeśli chcesz całkowicie zrezygnować z analiz AI dla swojego konta.

Trzy główne kategorie. Anomalie cenowe — pojedyncza faktura odbiega od średniej cen dostawcy powyżej trzech odchyleń standardowych (np. tankowanie za 1500 zł, kiedy normalnie tankujesz za 250 zł). Trendy — kategoria kosztowa rośnie o ponad 10% miesiąc do miesiąca przez trzy miesiące z rzędu. Nowi dostawcy — pojawia się dostawca w czołówce kosztów, którego wcześniej nie było. Plus alerty bezpieczeństwa: duplikaty faktur, podejrzane numery rachunków bankowych, NIP dostawcy zawieszony lub wykreślony w rejestrze GUS.

Dane firmowe są szyfrowane w bazie (wielowarstwowo, z osobnym kluczem dla każdego klienta) i podczas przesyłania (najnowszy standard TLS). Klucze KSeF i wrażliwe dane trzymamy w dedykowanym magazynie kluczy — odseparowanym od głównej bazy danych. Każdy dostęp jest rejestrowany. Hostujemy w Polsce. Umowę powierzenia przetwarzania danych (wymaganą przez RODO art. 28) akceptujesz razem z regulaminem przy pierwszym zalogowaniu — pełna treść jest dostępna pod /dpa i można ją w każdej chwili pobrać.

Tak. Plan Darmowy daje synchronizację z KSeF raz dziennie, podgląd wszystkich faktur, klasyfikację AI faktur kosztowych, alerty bezpieczeństwa i podstawowe analizy. Plan Darmowy zostaje na stałe i nie wygasa — bez karty. Po rejestracji dostajesz dodatkowo 14-dniowy darmowy dostęp do planu Max, żeby przetestować pełne analizy. Płatne plany dorzucają częstszą synchronizację, bardziej szczegółowe analizy AI, poranne podsumowanie i kalendarz płatności — a w planie Max pełne analizy finansowe (budżety, prognozy, kondycja firmy).

Po przekroczeniu limitu w danym miesiącu wyświetlamy ostrzeżenie, a kolejne faktury w tym okresie nie są dociągane. Możesz wtedy przejść na wyższy plan — od razu pobierzemy resztę faktur z bieżącego miesiąca i wrócisz do normalnego trybu. Limit odnawia się pierwszego każdego miesiąca, więc alternatywnie możesz poczekać. Jeśli chcesz krótkoterminowo przetestować wyższe limity bez zmiany planu, napisz do nas — ustalimy wspólnie warunki.

Wystawiamy faktury VAT w polskich złotych do każdej płatności — automatycznie wysyłane do KSeF na NIP podany przy rejestracji. Płatność kartą lub przelewem. Cykl rozliczeniowy: miesięczny lub roczny (z rabatem 20%). Anulujesz w dowolnej chwili — zachowujesz pełny dostęp do końca opłaconego okresu, subskrypcja po prostu się nie odnawia.

Częściowo. Ostatnio załadowane dane (faktury, kluczowe wskaźniki, wnioski) zostają w pamięci telefonu — możesz je przeglądać w samolocie, w terenie, w windzie. Świeże dane z KSeF wymagają połączenia z siecią. Powiadomienia dochodzą wtedy, gdy telefon ma sieć — nawet jeśli aplikacja nie jest uruchomiona.

Aplikacja na iPhone jest obecnie w fazie testów (TestFlight) — pracujemy nad publikacją w sklepach. Jest natywna (nie strona w przeglądarce): szybka, z systemowymi gestami i powiadomieniami push. Logujesz się e-mailem i hasłem.

Tak — mamy dwie osobne ścieżki. Usunięcie konta jest natychmiastowe: wszystkie Twoje faktury, certyfikaty KSeF i dane są usuwane od razu, bez opóźnień. Anulowanie płatnej subskrypcji to inna sprawa — w każdej chwili możesz przejść na plan Darmowy, ale zmiana zachodzi z końcem opłaconego okresu (do tego czasu masz pełen dostęp do funkcji płatnego planu).

Plan Darmowy — jeden użytkownik. Plan Pro — do trzech. Plan Max — do dziesięciu. Plan Enterprise — bez limitu, z pojedynczym logowaniem dla całej organizacji. Każdy użytkownik ma własne konto i może mieć inną rolę (właściciel, księgowa, asystent). Rejestr zmian pokazuje, kto co zmienił.