Co jeśli certyfikat KSeF wygasł

Certyfikat kwalifikowany do KSeF nie żyje wiecznie. Mamy procedurę odnowienia, która nie traci historii ani danych — wymiana zajmuje 10 minut.

Kiedy certyfikat wygasa

Certyfikat KSeF jest ważny 1-2 lata, zależnie od ustawień w portalu Ministerstwa Finansów w momencie generowania. Data ważności jest zapisana w samym pliku certyfikatu — bilans.ai widzi ją natychmiast po wgraniu i pokazuje na ekranie Konto → Automatyczny import KSeF.

Po wygaśnięciu certyfikat przestaje działać natychmiast. Automatyczny import zatrzymuje się, a ręczne pobrania zwracają błąd o nieważnym certyfikacie albo odrzuconym dostępie do KSeF. Nic z Twoich danych nie znika, ale dopóki nie wgrasz nowego certyfikatu, nowe faktury nie pobierają się.

Jak rozpoznasz, że wygasł

Mail z ostrzeżeniem

30/14/7/1 dni + dzień wygaśnięcia + eskalacja

Certyfikaty sprawdzamy automatycznie każdego ranka. Ostrzegamy mailem na 30, 14, 7 i 1 dzień przed wygaśnięciem oraz w samym dniu wygaśnięcia. Jeśli zwlekasz, przypominamy jeszcze 7 dni po. Każdy mail ma konkretny termin i link do strony odnowienia.

Banner na stronie KSeF

Konto → Automatyczny import

Pasek u góry strony w kolorze żółtym (do 30 dni) albo czerwonym (poniżej 14 dni). Plus „CERTYFIKAT WYGASŁ" na czerwono, gdy minęła data ważności.

Alert w Skrzynce

Domyślnie tylko w aplikacji

Reguła Certyfikat KSeF wygasa pokazuje alert w Skrzynce — domyślnie wyłącznie w aplikacji. Maile z przypomnieniem wysyłamy niezależnie, automatycznie. Powiadomienia mailem i push z tej reguły możesz dodatkowo włączyć w Sygnały → Alerty → Reguły.

Krok po kroku — wymiana certyfikatu

Wymiana certyfikatu trwa około 10 minut. Cały proces dzieje się po Twojej stronie — bilans.ai tylko przyjmuje wgrany nowy plik.

  1. Zaloguj się do portalu KSeF (ksef.podatki.gov.pl) jako osoba upoważniona do generowania certyfikatów. Wymagany jest podpis kwalifikowany albo profil zaufany.
  2. Przejdź do sekcji „Certyfikaty" w portalu i wybierz „Generuj nowy". Wskaż zakres uprawnień (odczyt faktur otrzymanych i wystawionych — to wystarczy dla bilans.ai).
  3. Pobierz pliki — KSeF wygeneruje certyfikat .crt i klucz prywatny .key. Zachowaj je lokalnie zaraz po pobraniu — klucza nie pobierzesz drugi raz.
  4. Wgraj do bilans.ai — wejdź na Konto → Automatyczny import KSeF. Wgraj dwa pliki (albo jeden plik .pem, jeśli wolisz). Wpisz hasło do klucza, które ustawiłeś przy generowaniu w KSeF.
  5. Kliknij „Zapisz". bilans.ai sprawdza, czy certyfikat działa (testowe odpytanie KSeF) i zapisuje go w zaszyfrowanym magazynie kluczy. Stary certyfikat jest nadpisywany — bez utraty żadnych ustawień (zakresy, częstotliwości, zaplanowane importy zostają).

Po zapisie automatyczny import wraca do działania — najbliższy uruchomi się następnego dnia rano. Jeśli chcesz pobrać brakujące faktury z okresu, w którym certyfikat już nie działał, zrób ręczny import na stronie Import ze stosownym zakresem dat.

Historia nie znika

Wymiana certyfikatu nie wpływa na żadne wcześniej pobrane faktury. Wszystko, co bilans.ai już ma w bazie, zostaje — z kategoriami, klasyfikacjami AI, anomaliami, alertami. Wymieniasz tylko klucz do pobierania nowych faktur z KSeF, nie kasujesz historii. Twoje analizy, budżety, raporty — działają dalej bez przerwy.

Zapomniałeś i wygasł — co dalej

Spokojnie. Wygenerowanie nowego certyfikatu w KSeF jest tym samym procesem niezależnie od tego, czy stary jeszcze działa, czy już wygasł. Postępuj zgodnie z krokami wyżej — od momentu wgrania nowego certyfikatu wszystko wraca do normy.

Co z fakturami, które miały wpaść w okresie wygaśnięcia: KSeF przechowuje wszystkie faktury 10 lat. Twoje nieodebrane faktury są tam i czekają. Po wgraniu nowego certyfikatu zrób ręczny import KSeF z zakresem dat obejmującym okres wygaśnięcia — pobierzemy wszystko, co nie weszło automatycznie.

Jeśli nie pamiętasz, kiedy dokładnie certyfikat wygasł, sprawdź w historii importów na stronie Import — ostatni udany automatyczny import pokazuje datę i godzinę. Od tego dnia do dzisiaj zrób ręczny import.