Automatyczny import KSeF

Wejdź w Konto → Automatyczny import KSeF. To zakładka sterująca codziennym, automatycznym pobieraniem faktur z KSeF — żebyś nie musiał klikać importu ręcznie.

Działa to tak: zapisujesz raz certyfikat i klucz prywatny KSeF, włączasz import, a od tego momentu bilans.ai sam loguje się do KSeF raz dziennie i pobiera nowe faktury. Zakładka pokazuje, czy import jest włączony, jaki certyfikat jest zapisany, kiedy ostatnio się udał i czy nie ma błędu.

Zakładka jest dostępna dopiero po potwierdzeniu adresu e-mail. Dopóki e-mail nie jest potwierdzony, zamiast panelu zobaczysz banner z przyciskiem ponownego wysłania linku — wszystkie operacje automatycznego importu są wtedy zablokowane.

Automatyczny import uruchamia się raz dziennie o 03:17 UTC (czyli ok. 04:17 lub 05:17 czasu polskiego — zależnie od czasu letniego/zimowego). To pora poza szczytem i poza „okrągłymi" godzinami, na które trafiają inne harmonogramy, żeby nie obciążać KSeF dokładnie o pełnej godzinie.

Harmonogram jest stały — w zakładce nie ustawiasz własnej godziny ani częstotliwości. Masz jeden przełącznik: import działa codziennie albo jest wyłączony.

Codzienny przebieg obejmuje tylko tenantów, którzy mają włączony automatyczny import i zapisany ważny certyfikat. Jeśli certyfikat wygasł, dany przebieg jest dla Ciebie pomijany (bo logowanie do KSeF i tak by się nie powiodło) — o tym, że certyfikat się kończy, ostrzegamy wcześniej e-mailem (patrz niżej).

Gdy certyfikat jest zapisany, obok statusu masz jeden przycisk: „Włącz" albo „Wyłącz" (zależnie od bieżącego stanu).

• Włącz — od następnego nocnego przebiegu (03:17 UTC) bilans.ai zaczyna codziennie pobierać Twoje faktury. Włączenie nie uruchamia importu od razu — czeka na najbliższy harmonogram.
• Wyłącz — wstrzymuje codzienne przebiegi. Zapisany certyfikat zostaje, więc możesz później włączyć import jednym kliknięciem, bez wgrywania plików od nowa.

Przycisk włączenia/wyłączenia pojawia się tylko wtedy, gdy jest zapisany certyfikat. Bez certyfikatu nie ma czego włączać — najpierw wgraj pliki w sekcji niżej.

W panelu statusu jest pole „Ważność certyfikatu" — data wygaśnięcia z dopiskiem, ile dni zostało (np. „za 42 dni") albo „(wygasł!)", jeśli termin minął.

Kolor tej daty zmienia się wraz z upływem czasu: neutralny przy odległym terminie, pomarańczowy, gdy zostało 14 dni lub mniej, czerwony po wygaśnięciu. To szybki wizualny sygnał, że pora odnowić certyfikat.

Certyfikat to klucz, dzięki któremu bilans.ai loguje się do KSeF w Twoim imieniu. Gdy wygaśnie, codzienny import przestaje działać — KSeF odrzuca logowanie. Sam panel pokazuje status, ale nie odnawia certyfikatu za Ciebie: nowy certyfikat generujesz w portalu KSeF i wgrywasz tutaj ponownie.

Żebyś nie zorientował się o wygasłym certyfikacie dopiero po dwóch tygodniach braku nowych faktur, ostrzegamy Cię dwutorowo.

Banner w zakładce. Gdy do wygaśnięcia zostało mniej niż 30 dni, na górze panelu statusu pojawia się kolorowy banner. Pomarańczowy przy 15–29 dniach, czerwony, gdy zostało 14 dni lub mniej, oraz wyraźny czerwony komunikat „Certyfikat KSeF WYGASŁ", gdy termin już minął. Banner od razu mówi, co zrobić: wygenerować nowy certyfikat w KSeF i wgrać go przed wygaśnięciem.

Powiadomienia e-mail. Niezależnie od banneru wysyłamy ostrzeżenia na adres firmy na ustalonych progach:

• 30 dni przed — informacyjnie, „wygasa za miesiąc".
• 14 dni i 7 dni przed — ostrzeżenie, czas zacząć działać.
• 1 dzień przed („wygasa JUTRO") i w dniu wygaśnięcia („wygasa DZIŚ") — krytycznie.
• 7 dni po wygaśnięciu — przypomnienie, że auto-import już nie działa.

Każdy próg to jeden e-mail — nie zasypujemy Cię codziennie tym samym ostrzeżeniem. Maile dostajesz, bo masz włączony auto-import; jeśli unieważniłeś certyfikat i nie chcesz powiadomień, wyłącz import w tej zakładce.

Pod panelem statusu jest sekcja „Wgraj certyfikat". Wgranie nowych plików nadpisuje wcześniej zapisany certyfikat — tego samego formularza używasz przy pierwszej konfiguracji i przy odnowieniu wygasającego certyfikatu.

Wybierasz format plików:

• .crt + .key (domyślnie) — dwa osobne pliki, tak jak wystawia je portal KSeF przy generowaniu certyfikatu.
• .pem — jeden plik zawierający i certyfikat, i klucz prywatny (dla osób, które ręcznie połączyły oba bloki).

Jeśli klucz jest zaszyfrowany hasłem, podajesz je w polu „Hasło do klucza" — odszyfrowanie odbywa się w Twojej przeglądarce, a samo hasło nie jest nigdzie zapisywane. Certyfikat i klucz przechowujemy wyłącznie w zaszyfrowanej formie. NIP bierzemy automatycznie z profilu firmy.

Na dole panelu statusu jest też link „Usuń certyfikat i wyłącz automatyczny import". Usuwa zapisane pliki i jednocześnie wyłącza codzienne przebiegi — z potwierdzeniem, żeby nie zrobić tego przez przypadek.

Zakładka jest celowo wąska — steruje wyłącznie codziennym automatem. Kilka rzeczy znajdziesz gdzie indziej:

• Skąd wziąć certyfikat i jak podłączyć KSeF — szczegóły generowania certyfikatu w portalu KSeF i całość integracji opisujemy osobno. Patrz dokumentacja KSeF.
• Import jednorazowy lub z pliku — gdy chcesz pobrać dane ręcznie albo wgrać faktury z CSV/Excela zamiast czekać na nocny przebieg, zajrzyj do dokumentacji importu.
• Ustawienie własnej godziny importu — nie ma takiej opcji. Harmonogram (raz dziennie, 03:17 UTC) jest stały, masz tylko przełącznik włącz/wyłącz.